Jeśli osoba składająca wniosek o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego  lub członek wskazanej we wniosku rodziny przebywa poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - w państwie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a wyjazd/pobyt ten nie ma charakteru turystycznego, leczniczego lub nie jest związany z podjęciem przez dziecko kształcenia poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, to gmina przekaże wniosek wraz z dokumentami marszałkowi województwa w celu jego rozpatrzenia i ustalenia czy nie mają zastosowania unijne przepisy o koordynacja sytemu zabezpieczeń społecznych.

Działania te wynikają z zakazu kumulacji świadczeń o charakterze rodzinnym przewidzianych w przepisach unijnych. Zgodnie z ww. zasadą, wnioskodawca nie będzie mógł jednocześnie pobierać pełnej kwoty świadczeń w dwóch państwach członkowskich, jednak otrzyma najwyższą możliwą kwotę świadczeń przewidzianą w ustawodawstwie jednego z tych państw (z reguły właściwym do wypłaty świadczeń jest to państwo, w którym wykonywana jest praca). Jeśli rodzic przebywa w innym państwie UE i złoży tam wniosek o świadczenia rodzinne, tamtejszy organ informuje o tym fakcie marszałków województw w Polsce. Marszałek zaś przekazuje te informacje do właściwej gminy.

W przypadku, gdy osoba ubiega się o świadczenia o charakterze rodzinnym w państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii, instytucja właściwa w tym państwie zwraca się z zapytaniem dotyczącym m.in. pobierania polskich świadczeń do instytucji w Polsce. Taka sama procedura jest podejmowana przez polskie instytucje właściwe w sytuacji, gdy w Polsce został złożony wniosek, a członek rodziny przebywa lub pracuje w innym państwie UE. Informacje dotyczące pobierania świadczeń o charakterze rodzinnym w innym państwie wymieniane są pomiędzy instytucjami za pomocą standardowych dokumentów unijnych.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, że Marszałek Województwa ustala zasadny pierwszeństwa i wskazuje państwo właściwe do wypłaty świadczeń nie tylko w momencie ubiegania się o przyznanie świadczenia wychowawczego. Procedura ta może zostać wszczęta również po tym jak osoba otrzyma decyzję ustalającą prawo do świadczenia w Polsce.  Dlatego osoby, którym świadczenie wychowawcze zostało przyznane decyzją ostateczną również zobowiązane są informować Ośrodek o każdej zmianie mającej wpływ na prawo do tego świadczenia, w tym również o pobycie poza granicami RP.  Wówczas organ właściwy występuje do marszałka województwa o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

W przypadku gdy marszałek województwa ustali, że w sprawie  mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy uchyla decyzję przyznającą świadczenie wychowawcze od dnia, w którym osoba podlega ustawodawstwu innego państwa w zakresie świadczeń na rodzinę w związku ze stosowaniem przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Wówczas Marszałek Województwa wydaje nową decyzję ustalającą prawo do świadczenia od dnia, w którym osoba podlega ustawodawstwu innego państwa. 

Koordynacja świadczenia wychowawczego odbywa się w oparciu o rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r.

Instytucją właściwą z zakresie świadczeń 500+ w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dla mieszkańców Gminy Sztum jest Marszałek Województwa Pomorskiego, działający za pośrednictwem:

Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego przy ul. Okopowa 21/27 w Gdańsku.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu  (058) 326 15 61,  fax.(058) 326 15 63.